Не потеряйте. Подпишитесь и получите ссылку на статью себе на почту.
Даже самый последний разгильдяй слышал о принципах организованности – чистое, правильно оформленное рабочее место, где все под рукой, система хранения информации, записи, расписания и т.д. Более того, он наверняка видел примеры, доказывающие их работоспособность. Вот только дисциплины ему, чтобы самому им следовать, не хватает. Так рождается популярная отговорка, мол, организованность это скучно, организованный человек становится рабом своих привычек и времени.
Так ли это? Отнюдь. Организованность – это определенные привычки. А привычки есть у всех нас. Только у одних это привычка разбросать все, а у других – держать в порядке. Первая не обязательно плохая, но лишь до тех пор, пока не вредит жизни, убивая продуктивность и .
Привычки организованных людей
Развивайте следующие привычки, чтобы стать организованным человеком.
Записывайте все
Зачастую, когда человек что-то не забыл, это не благодаря хорошей памяти, а потому, что он самое важное записал. Попытка запомнить все не поможет стать организованным, это, скорее, признак лени.
Запишите все: список товаров, которые нужно купить, фильмов, которые хотите посмотреть, книг, которые необходимо прочесть. Можете использовать бумажный дневник, телефон или компьютер.
Составляйте расписания и устанавливайте крайние сроки
Составляйте расписания, таблицы и графики. Устанавливайте сроки и цели. Без этих простых приемов очень сложно контролировать то, что происходит в вашей жизни.
Помните, что если найдется хотя бы малейшая причина ничего не делать, вы тут же ухватитесь за нее. Поэтому грамотно составленный план – это своеобразный способ не дать себе увильнуть от работы, ведь вот она, определена и понятна.
Избавьтесь от прокрастинации
Прокрастинация – одна из главных бед современного человека. Даже особо не напрягаясь, можно себя обеспечить едой и иметь крышу над головой. А значит, можно отложить важные дела и заняться чем-нибудь приятным, верно? Нет, потому что таким образом вы делаете выбор в пользу сиюминутного удовольствия, упуская возможность сделать что-то значащее.
Чем дольше вы откладываете работу, тем сложнее будет за нее взяться. Поэтому нужно ввести привычку заниматься важными делами сразу после пробуждения.
Регулярно убирайтесь в доме
Уборка – акт не только полезный, но и символический. Вы таким образом показываете самому себе, что наводите порядок в жизни и не приемлите хаоса.
Убирайтесь в квартире хотя бы раз в неделю. Это позволит находить нужные инструменты за считанные секунды и не откладывать важные дела.
Купите все, что нужно для работы и учебы
Как мы уже говорили, человек любит придумывать себе оправдания для того, чтобы не работать. Об организованности в не может быть и речи. Если у вас нет блокнота, ручки, скрепок и прочих канцелярских товаров, вы рискуете упустить то минутное вдохновение, когда вас тянет работать. Да и когда не тянет, но нужно, гораздо проще начать, когда все необходимое есть под рукой.
Исключите отвлечения
Если что-то может вас отвлечь, то обязательно отвлечет. Не испытывайте силу воли. В читальном зале библиотеки сложно заняться чем-то другим, так как никто вас не дергает, за стеной не орет телевизор или радио, а соседи сверху не поют в душе «Макарену». Чем меньше раздражителей – тем проще сосредоточиться на важном.
Много работайте
Для того чтобы стать организованным, для начала нужно очень много работать. Это необходимо для понимания, где нужно приложить больше, а где меньше усилий.
Вы можете прочитать книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок», но мало чего из нее вынести. Ведь он говорит о людях, которые много работают и должны быть продуктивными. А если вы любитель прикладывать минимум усилий, его советы вам вряд ли помогут.
Исходите из того, что нужно работать больше восьми часов в сутки. И только когда начнете замечать, что можно это делать умнее, начинайте пользоваться советами по продуктивности.
Как стать собранным и организованным
Используйте метод 3D
Данная техника расшифровывается как Delete, Delegate, Do (удалите, поручите, действуйте). Как видим, «действуйте» находится на последнем месте. Если вы хотите научиться работать разумно и оставаться организованным, для начала уберите все ненужное или поручите некоторые дела другим людям (об этом отдельно расскажем чуть ниже).
Удалите все дела:
- которые являются срочными, но не очень важными;
- которые дают поддельное чувство прогресса;
- вызывают сильный стресс и при этом не несут никакого смысла.
Это особенно важно при работе с электронной почтой, поскольку по своей сути она представляет собой список дел других людей. Это запросы, которые они вам посылают. Они забирают энергию и время.
Конечно, в некоторых случаях пользу от ответа получаете как вы, так и человек, написавший письмо. Но только в том случае, если ваши цели гармонируют. Во всех остальных случаях это является отвлечением.
Делегируйте свои дела
Если у вас есть помощник или команда сотрудников, поручите им дела, которые они могут сделать. Сложность в том, что вы можете считать себя великим экспертом, а всех остальных – аматорами. И даже если так, часто бывают случаи, когда правильнее позволить сделать другим работу нормально другие, чем самому потратить непропорционально много времени, чтобы сделать ее идеально.
Если таких людей нет, найдите их. Предположим, вы фрилансер, который работает на износ, получает достаточно денег. Хочется не только отдыхать, но и заняться саморазвитием, например, выучить . Что делать? Найти другого фрилансера, который сможет выполнять часть вашей работы.
Если вы сможете освободить при этом 50% времени, снизив доход на 10-15% – отлично! Значит вы уже начинаете следовать заветам Кийосаки.
Как только вы начнете мыслить подобным образом, то, возможно, захотите пойти дальше и начать работать , как писал Тим Феррисс. Почему нет? Даже если такого идеального результата достигнуть не получится, стремиться к нему все равно нужно.
Составляйте список из трех самых важных дел
Составляйте список из трех самых важных дел, которые нужно выполнить за день. Это поможет сохранить предельную ясность и концентрацию. Длинный же список утомляет и заставляет чувствовать себя подавленным и потерянным. Непонятно, с чего начать, особенно если на носу большой проект. А это ведет к прокрастинации.
Всего три задачи, не больше. Каждая из них должна занимать от 1 до 2 часов. Обязуйтесь выполнить их на следующий день, что бы ни случилось. Никаких отговорок. Помимо этого можно планировать три дела в неделю, особенно если они достаточно объемны.
И все же стоит упомянуть, что некоторые гуру тайм-менеджмента не согласны с этим методом. Они считают, что подобные списки приводят к еще большей неорганизованности, ведь помимо трех дел все равно есть множество мелких задач, которые нужно выполнить. В любом случае, советуем попробовать эту технику и выявить ее плюсы и минусы.
Другие эксперты советуют завести два списка. В первом будет три самых важных задачи, которые нужно выполнить в первую очередь. Во втором то, что вы должны сделать потом. Рассмотрите и этот вариант.
Узнайте обо всех своих недостатках и слабых сторонах
У каждого из нас есть недостатки и ограничения. Тот, кто будет игнорировать этот очевидный факт, каждый день будет сталкиваться с одними и теми же проблемами. Поэтому не переоценивайте свои возможности.
Хотите изучить английский язык и ходить в спортзал три раза в неделю? Нет проблем, только для начала достаньте лист бумаги и проведите простые расчеты. Предположим, вы работаете 8 часов в день в офисе, 2 часа уходит на дорогу. Нужно еще собраться утром и поужинать вечером, это еще 1 час. Вам необходимо спать, это еще 7 часов. Сколько получилось в день? Не обманывайте себя, цифры не лгут. Найдите другой способ развивать свои навыки. Чем-то придется пожертвовать.
Независимо от того, насколько вы организованы, часть дня, скорее всего, будет бесполезной: встречи, пробки, бессмысленные разговоры. А еще необходимо отдыхать и приводить себя в порядок. Смиритесь с ограничением: на все время найти нельзя. Но найти его можно на самое важное . Поэтому список из трех задач, о котором мы писали выше, так важен.
Создайте список «Возможно когда-нибудь»
Человек на протяжении дня может держать в голове идеи и дела, до которых прямо сегодня, руки точно не дойдут. Они могут быть ценными или не очень, но прямо сейчас истязать себя выявлением этого, не стоит. А чтобы не забыть о них – просто запишите их в отдельный список. Так они перестанут вас беспокоить и отвлекать.
Используйте технику тайм-боксинга
– один из лучших способов организовывать себя. Суть его состоит в том, что вы резервируете определенные часы дня для своих ценных дел и целей.
Приведем пример. Первый час после пробуждения вы посвящаете чтению. Это не обсуждается, потому что саморазвитие для вас является невероятно важным. Затем работаете на протяжении 5-6 часов. Идете в тренажерный зал или на пробежку.
Суть в том, чтобы выделить несколько часов на конкретные дела, но при этом не назначать точного времени, а, скорее, забронировать его.
Тайм-боксинг применяли некоторые писатели. Они выделяли на свою работу, скажем, 4 часа и садились за стол. У них был выбор – просидеть без дела или начать писать. Мало кто комфортно себя чувствует во время скуки, поэтому человек сразу брался за задачу.
Например, вам нужно написать статью. Вы забронировали 2 часа на это. Просто садитесь за стол и открывайте документ в Ворде. Не знаете, с чего начать? Тогда напишите то, что точно будет в статье. Придумайте заголовок или создайте абзац, который там точно должен быть. Идеи появятся сразу, следует лишь преодолеть инерцию.
Заточите пилу
Совет может показаться не нужным именно для организованности, но это лишь на первый взгляд. Затачивание пилы – это один из принципов книги «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Суть в том, чтобы регулярно обновлять свои знания и изучать новые навыки. То есть, инвестировать в себя на уровне:
- физическом: делайте зарядку, избегайте стресса и достаточно спите;
- эмоциональном: общайтесь с позитивными людьми, любите, будьте благодарны, верьте в себя;
- умственном: читайте книги, пробуйте новое, играйте в игры для мозга, ходите в музеи, занимайтесь творчеством, медитируйте, проводите сеансы мозгового штурма;
- духовном: продолжайте искать цель жизни, будьте хорошим и достойным человеком, помогайте другим, жертвуйте деньги.
Придерживайтесь минимализма
В конце концов, чем меньше вещей вокруг вас, тем проще быть продуктивным. Раньше не было смартфонов с кучей приложений, телевизор показывал пару каналов, об интернете вообще никто не слышал.
Неважно, изучаете ли вы новый язык, учитесь готовить, осваиваете музыкальный инструмент или просто тренируете память — в любом случае, вам будет полезно узнать, каким образом головной мозг усваивает новую информацию.
Каждый человек уникален, но в процессе обучения все мы проявляем схожие психо-физиологические тенденции. Понимание этих закономерностей поможет вам выработать наиболее эффективную стратегию по приобретению новых знаний.
Рассмотрим 6 основных принципов обучения, которые стоит знать каждому.
1. Визуальная информация усваивается лучше всего
50% ресурсов головного мозга расходуется на зрительное восприятие. Задумайтесь на минуту: ровно половину вашей мозговой активности занимает зрение и понимание увиденного, и только оставшаяся часть идет на другие рецепторы и внутренние процессы организма.
Однако, зрение — не только самый энергозатратный канал восприятия. Его влияние на остальные органы чувств так велико, что иногда способно значительно исказить смысл получаемой информации.
50% активности мозга используется на обработку визуальной информации.
70% поступающей информации проходит через зрительные рецепторы.
На расшифровку зрительной сцены уходит 100 мс (0,1 секунды).
Примером такого влияния может послужить эксперимент, в котором больше полусотни страстных поклонников вина, не смогли установить, какой перед ним напииток — красное или белое вино. Перед началом дегустации экспериментаторы подмешали в белое вино красный пигмент без вкуса и запаха. В итоге все без исключения испытуемые утверждали, что пьют красное вино — настолько сильно оказалось влияние внешнего вида напитка на вкусовые рецепторы.
Другой удивительной находкой оказалось то, что мозг воспринимает текст как набор изображений, поэтому читая этот параграф сейчас, на самом деле, вы проводите огромную работу по расшифровке множества «иероглифов», коими являются буквы, в смысловые единицы.
В связи с этим, становится ясно, почему чтение отнимает так много сил по сравнению с просмотром иллюстраций.
Помимо статических зрительных объектов, особое внимание мы уделяем также всему, что движется. То есть, рисунки и анимация — лучшие спутники при обучении чему-либо, а всевозможные карточки, изображения и диаграммы могут послужить хорошим подспорьем для успешного усвоения новой информации
2. Сначала — суть, потом детали
Стремясь освоить сразу большой объем новой информации, вы рискуете создать у себя в голове страшную мешанину. Чтобы этого избежать, сохраняйте связь с общей картиной: узнав что-то новое, вернитесь и посмотрите, как это может быть соотнесено с тем, что вы уже знаете — это поможет вам не потеряться.
По сути, человеческий мозг имеет тенденцию сначала улавливать общий смысл происходящего, и только потом — детали, так почему бы не использовать эту природную особенность себе на пользу?
Получив порцию знаний, найдите им место в общей системе — это значительно повысит ваши шансы на запоминание. Также перед изучением чего-либо для начала может быть полезно понять общую суть: знание того, о чем пойдет речь в целом, служит нервной системе опорой для восприятия более мелких деталей.
Представьте, что ваша память — это шкаф с кучей полок: каждый раз добавляя в него новую вещь, вы думаете, к какой категории она относится. Например, вы купили черный свитер и можете положить его на полку для черных вещей, полку для свитеров или «зимнюю» полку. Очевидно, что в реальности вы не можете разместить одну вещь сразу в нескольких местах, но гипотетически эти категории существуют, и ваши нейроны регулярно проделывают эту работу по соотнесению новой поступающей информации с уже имеющейся.
Делая графики и записи о месте изучаемого предмета в общей картине знаний, вы добьетесь более качественного усвоения информации.
3. Сон значительно влияет на память и способность к обучению
Исследования показали, что если за изучением новой информации следует здоровый ночной сон, это положительно сказывается на закреплении знаний. В эксперименте по формированию моторных навыков участники, имевшие перед тестом 12 часов и возможность поспать, показали 20,5% прогресса, тогда как другая группа, у которой освоение нового навыка и его проверка выпали на один день с разницей в 4 часа, добились улучшения всего на 3,9%.
Однако, у современного человека не всегда есть возможность полноценно поспать, и в таких случаях выручает короткий дневной сон. Эксперимент университета Калифорнии (The University of California ) установил, что студенты, которым после завершения сложной задачи предложили немного поспать, при выполнении аналогичного упражнения после сна справились намного лучше, чем те, кто оставался в состоянии бодрствования между двумя тестами.
Сон перед изучением нового материала также может быть очень полезен. Доктор Мэтью Уолкер (Dr. Matthew Walker ), руководивший проведенным исследованием, утверждает, что «сон подготавливает мозг к новым знаниям и делает его похожим на сухую губку, готовую впитать столько влаги, сколько возможно».
Изучите какой-либо новый навык или почитайте о чем-нибудь перед тем, как ложиться спать: когда вы встанете и попробуете вспомнить, чему научились перед сном, вы будете удивлены, как много запомнили.
4. Недостаток сна сказывается на когнитивной активности
Не имея полного представления о природе сна и его назначении, иногда мы пренебрегаем этой естественной потребностью, вызывая у себя ее недостаток, или .
Но несмотря на то, что сам процесс сна изучен не до конца, ученым уже давно известно, к чему приводит его отсутствие: высокое нервное напряжение, повышенная осторожность, избегание риска, опора на старые привычки, а также подверженность различным заболеваниям и физическим травмам, так как уставшие органы теряют свой обычный тонус.
Недостаток сна сказывается и на познавательной активности: способность усваивать новую информацию снижается на 40%. С этой точки зрения, хороший сон и свежая голова утром могут принести намного больше пользы, чем ночное бдение над работой или учебниками.
- раздражительность
- когнитивные расстройства
- провалы в памяти, забывчивость
- аморальное поведение
- безостановочная зевота
- галлюцинации
- симптомы, схожие с СДВГ (синдром дефицита внимания и гиперактивности)
- замедленные движения
- дрожание конечностей
- боли в мышцах
- нарушение координации
- нарушение сердечного ритма
- риск возникновения сердечных заболеваний
- риск возникновения диабета
- подавление роста
- ожирение
- повышенная температура
Гарвардская медицинская школа (Harvard Medical School ) провела исследование, в котором было выявлено, что следующие за обучением 30 часов наиболее критичны для закрепления новых знаний, и недостаток сна в этот период может свести на нет все ваши усилия, даже если по истечении этих 30-ти часов вы как следует выспитесь.
Поэтому оставьте ночные посиделки в прошлом: самое продуктивное время для познания нового — дневные часы, когда вы бодры и полны сил, а для наилучшего запоминания информации не забудьте сразу же хорошенько выспаться.
5. Лучше всего мы запоминаем информацию, когда учим других
Когда нам предстоит объяснять другим то, что мы сами только что выучили, наш мозг намного лучше усваивает информацию: мы более четко организуем ее в своем сознании, а память сохраняет основные положения более детально.
Группе участников одного эксперимента было сказано, что они будут проходить тест на проверку только что полученных знаний, тогда как вторая группа должна была готовиться к объяснению этой информации другим. В результате, тест проходили все испытуемые, но те, кто думал, что им придется кого-то обучать, запомнили материал намного лучше остальных.
Автор исследования, доктор Джон Нестожко (Dr. John Nestojko ), говорит, что психологический настрой студентов до и во время обучения может оказать большое влияние на познавательный процесс. «Чтобы настроить обучающихся на нужный лад, порой достаточно дать им пару простых инструкций », — заявляет он.
Несмотря на то, что мы не всегда это осознаем, необходимость передавать свои знания окружающим заставляет нас использовать более эффективные методы: мы лучше выделяем главное, проще устанавливаем связи между различными фактами и внимательнее организуем полученные сведения.
6. Информация запоминается лучше, когда она чередуется с другой
«Блочная практика» (block practice ) — довольно распространенный подход к обучению, названный так ученым Калифорнийского университета, Диком Шмидтом (Dick Schmidt ). Этот подход предполагает изучение одних и тех же вещей блоками, то есть через многократное повторение информации или навыка в течение длительного времени, как например, непрерывное чтение учебника по истории или оттачивание одной подачи в теннисе.
Сам Шмидт ратует за принципиально другой метод, основанный на чередовании информации в процессе обучения. Исследованием этого подхода в своей психологической лаборатории занимается его коллега, Боб Бьорк (Bob Bjork), предлагая участникам картины двух различных художественных стилей, при этом одни испытуемые изучают работы блоками, по 6 картин каждом стиле, тогда как другие просматривают картины поочередно.
В результате, испытуемые, которым картины демонстрировались блоками, намного хуже сумели отличить один стиль от другого (30% правильных ответов) по сравнению с теми, кто смотрел картины разных стилей вперемешку (60%).
Удивительно, что перед началом эксперимента, порядка 70% участников заявили, что они находят блочный подход более эффективным и что именно он помогает им в обучении. Как видите, наши обыденные представления о познавательном процессе часто далеки от реальности и нуждаются в уточнении.
Бьорк считает, что принцип чередования работает лучше, так как он основан на природной способности мозга к распознаванию образов и отличий между ними. Что касается изучения новой информации, этот же принцип помогает замечать новое и соотносить его с уже имеющимися данными.
Такой подход может применяться при подготовке к экзаменам, когда вы совершенствуете не каждый навык в отдельности, а поочередно: устную, письменную речь и понимание на слух при изучении иностранного языка, правую и левую подачу в теннисе и др.
Как говорит Бьорк, нам всем нужно научиться учиться. «Практически любая работа подразумевает непрерывное обучение, и понимание того, каким образом вы можете повлиять на эффективность этого процесса, значительно повысит ваши шансы на успех ».
Наука
Британские психологи провели серию тестов и обнаружили, что мужчины медлительнее и менее организованы , чем женщины при быстром переключении с одного дела на другое.
По словам ученых, данной теме до сих пор уделяли мало времени, учитывая, как часто вспыхивают дебаты о том, кто лучше , мужчина или женщина.
Они надеются, что их исследование подтолкнет других к более детальному анализу способности мужчин и женщин выполнять несколько дел сразу .
Если мужчины действительно медлительнее женщин, это может оказать серьезное влияние на организацию рабочих мест, считает доктор Хайсберт Стют (Gijsbert Stoet) из Университета Глазго (University of Glasgow) .
По его словам, на сегодняшний день многозадачная работа является важной частью офисной жизни . Кроме этого множество гаджетов (смартфоны, планшеты) часто вмешиваются в трудовой процесс. Похоже, что подобные частые переключения больше влияют на мужчин , чем на женщин.
Ум мужчины и женщины
Более ранние исследования на тему битвы полов, показали противоположные результаты.
Например, один из экспериментов, проведенных в Китае, показал, что женщины лучше справляются с многозадачным режимом работы, чем мужчины, а тесты шведских ученных показали, что мужчины лучше женщин в этом вопросе, если учесть пространственные задачи.
Чтобы разрешить спор, доктор Стют со своими коллегами решили проверить, как мужчины и женщины справляются с определенными видами мультитаскинга, когда нужно сделать несколько дел в быстрой последовательности , например: ответить на телефонный звонок, проверить почту и выполнить поручения, пока посещаешь несколько совещаний.
Еще один пример: родители, которые должны готовить еду, присматривая за детьми и отвечая на телефонный звонок.
Сначала ученые сравнили результаты тестов 120 мужчин и 120 женщин на компьютере. Во время теста участникам нужно было считать и определять формы . Представители обоих полов показали одинаковый результат во время последовательного решения задач, но когда задачи пришлось делать одновременно, ученные заметили разницу.
И мужчины и женщины стали делать больше ошибок и нуждались в большем времени для решения задач, особенно когда цифры и формы стали быстро меняться . В то время, как женщинам понадобилось на 69% больше времени на задачу, у мужчин этот показатель вырос до 77%.
По словам доктора Стюта, хоть разница и не слишком велика, во время рабочего дня или недели она растет.
Кто умнее мужчины или женщины
Чтобы эксперимент был приближен к реальной жизни, ученые провели второй тест. Группе мужчин и группе женщин дали 8 минут, чтобы справиться с несколькими задачами : найти на карте ресторан, решить несколько математических задач, ответить на телефонный разговор, и решить, как они будут искать потерянный ключ в поле.
Все задачи было невозможно выполнить за восемь минут, что подтолкнуло мужчин и женщин к выбору приоритетов и организации времени. Также они должны были справиться с волнением и давлением.
В задании с поиском ключей женщины справились намного лучше мужчин, рассказал соавтор исследования профессор Кит Лоз (Keith Laws) из Хартфордширского университета (University of Hertfordshire) .
"Из образованных на поле рисунков, можно увидеть, какой метод выбрали группы - женщины, например, ходили вокруг поля по концентрической окружности. Это очень продуктивный метод, если вам нужно найти потерянный предмет. Некоторые мужчины же даже не пытались проверить все поле, не говоря уже о конкретной схеме поиска", - говорит Лоз.
Почему женщины умнее
Итог: женщины организованней мужчин, когда находятся в стрессовой ситуации . Перед выполнением каждой задачи они долго думали, в то время, как мужчины были импульсивнее, приступая к решению без особых раздумий.
Конечно, эксперимент не доказывает, что все мужчины хуже справляются с множеством задач, чем женщины. Тест лишь показал, что в среднем женщины лучше справляются, а также же, что они лучше планируют свое время, чем мужчины.
Самая умная женщина
На сегодняшний день самой умной женщиной в мире считается Мэрилин вос Савант (Marilyn vos Savant) - американская писательница, драматург и журналист.
Она потомок австрийского философа и физика Эрнста Маха , а также обладательница одного из самых высоких IQ. Различные тесты на уровень интеллекта показали результаты от 167+ до 230.
Время любит жесткие рамки, поэтому организация и планирование повседневных и рабочих дел является неотъемлемым шагом на пути к успеху. Эффективный тайм менеджмент поможет успевать всегда и везде, не оставлять невыполненных дел на завтра, а также придаст несколько часиков для заслуженного отдыха. 15 простых и эффективных советов решат основную проблему - нехватку времени.
1. Планирование - основной шаг в организации времени
Без четкого планирования эффективность дел будет очень низкой, а часы побегут сквозь пальцы как песок. И планирования в уме тоже не выход, ведь забыть о деле очень легко - это человеческий фактор. Поэтому в помощь вам придет, в первую очередь, обычный блокнот . Главное, чтобы ваши планы и цели были записаны на бумаге. Считайте, что без записи их просто не существует. Спланируйте день заранее. Записывайте в блокнот тезисами список всех дел на день, включая пробуждения, время на умывание и подготовку к выходу из дома. Смотрите записи в блокноте за завтраком и в течение всего дня. Не забывайте записывать новые дела и вычеркивать уже сделаны. Такие записи покажут, что вы успели сделать в течение дня и не провели ли вы свое время впустую, а также повысят эффективность работы на 30%. В конце дня вы сможете с улыбкой взглянуть на обширный список сделанных дел и гордиться собой.
При планировании помогут также календари, записи на рабочем столе в ноутбуке или планшете, заметки и напоминания в мобильном телефоне . Хорошим способом напомнить о важных делах будут цветные наклейки на видных местах, специальные доски для записей и тому подобное. Современные технологии позволяют быстро и просто спланировать свое время и организовать себя с помощью различных онлайн-сервисов и программ. Такими помощниками являются онлайн-органайзеры Evernote, Google Calendar, Todoist, Wunderlist и другие. Эти программы позволяют вести блокноты и календари, размещать записи на рабочем столе ПК или мобильного устройства. С помощью вышеперечисленных программ можно планировать дела, получать напоминания о поставленных задачах и даже позволяют доступ для нескольких пользователей, чтобы вы могли ставить задачи другим.
Для совместной работы и совместного планирования времени в помощь придут таск-менеджеры . Такие онлайн-сервисы помогут ставить, обсуждать и планировать задачи. Таск-менеджерами являются сервисы Wrike, Teambox, Teamer, Podio , Trello и другие. Эти сервисы являются бесплатными и удобными в общем пользовании.
2. Научитесь расставлять приоритеты
Разделите свои дела на категории. Такими категориями могут быть срочные дела, важные дела, дела, которые не подлежат переносу, дела которые могут подождать, и тому подобное. Если хвататься за все и сразу - вы не успеете ничего. Не тратьте драгоценное время на мелочные и ненужные дела. Отмечайте категории дел разными цветами, пометками, чтобы всегда видеть, что нужно сделать, а что можно отложить на другой день. Это второй шаг в планировании времени и организации себя, который в сочетании с первым увеличивает эффективность работы до 40%.
Оригинальным способом избежать хаоса мыслей и расставить приоритеты в делах — это ментальные карты , или как их еще называют «карты мыслей». С помощью таких карт вы сможете графически отобразить свои планы и задачи, расставить их в виде диаграммы, дерева или веток, разместив задания от основных к второстепенным. Вы сможете создать собственную карту для организации времени, распечатать ее и прикрепить на видном месте. Создать ментальную карту можно на сервисах Mindomo, Mind42, Bubbl.us.
Обратите внимание! Составляйте список дел, которые реально выполнить. Не делайте ваше время резиновым и не ставьте себе заоблачных целей. Иначе ваш план будет вгонять вас в депрессию, а он должен мотивировать!
3. Ставьте конкретные цели
Выполнение каждого задания имеет какую-то цель при завершении. Ее нужно конкретно сформулировать. В этом помогут критерии постановки цели системы SMART . Эта система является определенной методикой, которая учит ставить цели и правильно их достигать. Каждая буква названия системы расшифровывается как характеристика цели и рассказывает о том, какой должна быть цель, чтобы ее можно было реализовать. Итак, ваша цель должна быть:
Конкретной (направленной на один аспект из одной области),
Измеримой (чтобы измерять прогресс),
Назначаемой (должна указывать на того, кто отвечает за результат цели),
Реальной (учет ресурсов и возможности выполнения поставленной цели)
Связанной со временем (четко сформирован дедлайн достижения цели).
4. Учтите потребности организма
Прислушайтесь к потребностям своего организма, вычислите собственные биоритмы. Узнайте когда у вас пик эффективности, а когда спад и по отношению к этим биоритмов выполняйте поставленные задачи. Сложные дела выполняйте в пик эффективности, а при спаде энергии и эффективности сможете выполнять легче. Чтобы рассчитать биоритмы собственного организма, не нужны специальные исследования и сложные техники. Просто отследите, когда вам трудно выполнять дела, а когда вы чувствуете прилив энергии и вам легко их выполнять, в какое время суток вам легче это делать. После расчета вы сможете составить режим работы, удобный для вашего организма.
А в конце недели не забудьте взять выходной, чтобы набраться творческого вдохновения и сил для выполнения поставленных задач на начало рабочей недели. Не сидите в офисе круглосуточно, пытаясь сделать больше чем нужно, и больше чем вы можете. Это только займет у вас энергию и снизит эффективность работы.
11. Не отказывайтесь от помощников
Ни один успешный бизнесмен не выполняет все дела самостоятельно, для этого есть секретари и помощники. Если вы можете найти специалиста, который сделает ваше дело качественнее и быстрее - не думайте, а отдавайте ему свою задачу. Это сэкономит ваше время и силы.
12. Не забывайте об автоматизации работы
В наше время немало дел и задач можно автоматизировать с помощью технологий. Начнем с очень простого - проверки электронной почты. Если вы каждый день вынуждены проверять свою «электронку», автоматизируйте задачу - установите программу оповещения о новых сообщениях на мобильный телефон. Так вы всегда будете в курсе новых сообщений, всегда вовремя будете читать важные письма, а также на вашей электронной почте не будут накапливаться непрочитанные письма.
13. Разработайте свой алгоритм действий
Каждый человек выполняет задачи по своей методике, так как ему удобнее и эффективнее. Разработайте собственную методику выполнения задач с учетом всех вышеперечисленных советов, отработайте ее и пользуйтесь ею при ежедневном выполнении поставленных задач.
14. Организуйте систему хранения информации
Если информация, необходимая для вашей работы находится на бумаге - сортируйте ее по папкам, в алфавитном порядке или по отраслям информации. Если же вы обычно работаете с электронными носителями, организуйте их работу. Посчитайте сколько времени у вас занимает поиск того или иного необходимого для работы файла, удаляйте ненужную информацию, сортируйте папки с информацией, укомплектуйте все папки. Это сэкономит время при поиске информации и облегчит вашу работу.
15. Поборите свою лень
Лень - главный враг в работе. Через нее много задач так и остаются невыполненными. Научитесь бороться с этой «черной дырой». Поднимайтесь с постели раньше, беритесь за выполнение заданий утром, выполняйте более сложные задачи в первую очередь и тогда вы быстрее достигнете своей цели.
Организованными хотят быть все. Мы уверены, что и вы тоже хотите. Часто, если не каждый день вы оцениваете свою жизнь, хаос, который в ней царит, и говорите себе: «С этим определенно надо что-то делать!». Но в большинстве случаев вы не способны организовать себя настолько, чтобы что-то поменять. Запомните этот день. Сегодня вы измените свою жизнь , ведь мы подготовили 20 идей, применив их на практике, вы улучшите себя и станете более организованным.
Организованными не рождаются, ими становятся.
Что дает умение организовывать свою жизнь? Прежде всего, вы сэкономите время. А оно, как известно, ценится дороже золота. Ваша деятельность будет приносить не только больше «плодов», но и станет более качественной. Организованность сделает вас успешным человеком, который полноценно управляет своей жизнью и практически не зависит от внешних факторов. Вы станет тем, про кого обычно говорят: «И как он все успевает? Он, наверное, волшебник!».
Есть хорошая новость – организованными не рождаются, ими становятся. Поэтому, если вы погрязли в неудачах и постоянно находитесь в состоянии стресса оттого, что ничего не успеваете, просто выдохните и читайте нашу статью дальше.
Несомненно, существуют люди, которым удается организовать свою жизнь без особых усердий, но что делать тем, кому не настолько посчастливилось? Мы составили список из самых действенных и полезных идей, которые помогут вам добиться желаемого.
Ориентируйтесь на результат
Когда будет ясен окончательный результат, появится стимул. Вы сами захотите упорядочить все в своей жизни ради поставленной цели. Особенно ярко это проявляется тогда, когда вы идете к своей мечте и четко понимаете, что в конце получите выгоду. Поэтому в начале пути к организованности стоит немного схитрить и поставить перед собой задачи, которые принесут вам положительные эмоции.
Станьте неисправимым оптимистом
Попробуйте во всем, даже в неудачах видеть хоть что-то положительное . Примените для своей жизни подход, когда все кажется возможным. Это отличная мотивация. К тому же оптимисты всегда в хорошем настроении, что помогает во всех делах.
Будьте добросовестны
Имея добросовестное отношение ко всем своим задачам, вы не позволите себе выйти за рамки сроков, подвести партнеров или не добиться поставленной цели. Понимая всю ответственность, вы предпочтете планирование спонтанности.
Не загоняйте себя в рамки
Принято считать, что организованные люди отличаются сверхопрятностью. Однако это скорее миф, чем реальность. Живите так, как вам удобно. В том случае, когда вы ни мыслите жизни без упорядоченности и от нее зависит ваша организованность, держите все вокруг себя в порядке. Но, если вы творческая личность и в условиях полнейшей чистоты чувствуете себя скованно, то расслабьтесь. Ничего страшного не случится, если вещи будут не на своих местах. Зато в комфортных условиях вы сможете сделать намного больше.
Учитесь самостоятельно принимать решения
Вы станете более организованным, если не будете зависеть от чужого мнения. Самостоятельно определяйте степень важности своих дел, просчитывайте варианты и выбирайте один из наиболее подходящих. Так вы и займетесь решением поставленных задач.
Не стремитесь к идеалу
Часто бывает, что не требуется идеальный результат. Достаточно просто хорошо выполнить свои задачи. Но люди, стремящиеся к перфекционизму, сосредотачиваются на деталях и мелких нюансах. В итоге это приводит лишь к потере времени, а иногда к плохим результатам. Секрет организованности : выполняйте свои задачи хорошо и умейте не распылять свою энергию на не стоящие этого мелочи.
Хорошие и успешные бизнесмены говорят, что многие начинающие предприниматели долго не могут начать своё дело, потому что боятся проколоться на какой-то мелочи, поэтому ещё до запуска полируют свой продукт до блеска. Однако это не приносит никаких плодов и лишь оттягивает момент запуска и реальных проблем и задач для улучшения продукта в целом. Сделайте на «3ку», а после, если это необходимо, доведите дело/задачу/продукт до «4ки» - максимум! Нет предела совершенству.
Заведите ежедневник
Записывайте все, что приходит в голову. Это одна из основных черт организованных людей. Они не тратят энергию на то, чтобы запомнить все свои дела. Они их записывают в блокнот, календарь, ежедневник, мобильное приложение. Они составляют списки, систематизируют и упорядочивают информацию. Это облегчает жизнь. Попробуйте, даже если и не собираетесь становиться организованным.
Всегда держите список дел под рукой
Недостаточно лишь упорядочить свои задачи. Их нужно выполнять. Поэтому список всегда должен быть с вами. Сегодня существует множество специальных мобильных приложений, которые избавят вас от блокнотов и бумажек. Например, Wunderlist – отличный сервис, позволяющий составлять список задач, выделять наиболее важные из них, устанавливать сроки и помечать выполненные. Не менее достойное и известное приложение RememberTheMilk . Оно очень простое и понятное. Имеет множество настроек, которые можно подобрать индивидуально и в итоге получить незаменимого помощника.
Не откладывайте дела на завтра
Мудрая пословица хранит в себе глубокий смысл. Придерживаясь всего лишь одного этого принципа, вы не только станете более организованными, но и будете успевать намного больше. Не давайте воли лени. Намного проще сделать дело и забыть о нем, чем тянуть его за собой на протяжении долгого времени. Поверьте, многие задачи из вашего списка займут не больше пяти минут.
Будьте всегда подготовлены
Не стоит выполнять задачи задолго до их назначенного срока. Оставляйте лишь немного времени на всякий случай. Вдруг в последний ответственный момент появятся какие-то изменения или что-то пойдет не так, как планировалось.
Не стесняйтесь просить о помощи
Определите свои сильные преимущества и недостатки и, отталкиваясь от них, научитесь делегировать ответственность за выполнение тех или иных обязанностей. Не нужно все делать самостоятельно. Избегайте перегрузок и лишних стрессов. Просите помощи, когда вам это нужно. Ваше время стоит слишком дорого, чтобы тратить его на неоправданные усилия. Возможно, перфекционисты не пожелают делиться своим успехом с кем-то еще. Но так ли это важно? Решать вам.
Не распыляйтесь
Многие считают, что организованные люди успевают выполнить много дел, потому что могут жить в многозадачном режиме. Это мнение ошибочно. Распыление одновременно на несколько задач грозит некачественным их выполнением и часто отнимает больше времени. Занимайтесь одновременно как можно меньшим количеством дел. Если нужно выполнить ответственное задание, то устраните любые отвлекающие факторы и сосредоточьтесь на нем. И вовсе не важно, заканчиваете вы годовой отчет, встречаетесь с партнерами или отдыхаете с семьей.
Научитесь управлять своей энергией
Очень полезным станет знание того, когда и при каких условиях вы способны работать наиболее продуктивно. Возможно, вам удаются лучше дела утром или при прослушивании спокойной музыки. Постарайтесь определить подобные закономерности и впоследствии используйте их для более эффективной работы.
Одним из хороших примеров управления своей энергией и временем является совет от Ryan Chartrand про . В статье он рассказывает о технике постоянного движения и работе в режиме коротких «импульсов».
Учитесь отдыхать
Многие работают и живут в состоянии постоянного стресса. Определите для себя наиболее эффективные способы избавляться от напряжения. Смело отпускайте свои дела. Неважно, будете вы отдыхать максимально пассивно, займетесь спортом или проведете время с семьей. Важно то, что вы должны знать, как справляться со стрессами и усталостью, при этом, не подвергая здоровье и продуктивность ущербу.
Имейте в запасе 5 минут
Но не более. Многие идут на хитрость и переводят свои часы так, чтобы они шли с опережением. Не имеет значения, как вы это сделаете. Главное, всегда иметь немного времени. Приходите на встречи заранее, заканчивайте раньше свои дела и тогда у вас появится время на небольшой отдых. Однако сильно не увлекайтесь, если иметь в запасе больше времени, то это чревато пустой его тратой, что приведет к обратному эффекту.
Избавьтесь от страха
Часто на выполнение задач тратится в несколько раз больше времени. Почему так происходит? Все просто. Когда вы не готовы приступить к делам, боитесь их начинать, то прибегаете к их оттягиванию. Это приводит к большой потере времени. Боритесь с собой. Принимайтесь за дела сразу, как они появились. Поборов страх, вы не только получите весомый запас времени, но и будете гордиться собственными достижениями. А это достаточно большая мотивация.
Одним из приемов борьбы с подобным страхом является правило 1 минуты. Оно гласит, что если вам не хочется или вы боитесь приступать к какой-то задаче, отбросьте сомнения и страхи на 1 минуту и займитесь ей. Когда время закончится вы поймете, что на самом деле не было ничего страшного, скорей всего , и что пора бы уже доделать ее!
Разбивайте крупные задачи
Большие и сложные задания психологически достаточно трудно принять и тут же приступить к их исполнению. Получив такую задачу, сначала хорошо ее изучите, и постарайтесь разбить на несколько более мелких. Так вы переступите психологический барьер и ускорите процесс работы.
Поощряйте себя
Часто бывает так, что задача вас совсем не привлекает. Оно скучное и неприятное. Конечно, его можно делегировать. Но что делать, когда такой возможности нет? Остается одно – поощрять себя. Пообещайте, что по окончании дел, вы сделаете для себя что-то приятное. Делайте зарядку по утрам, но пообещайте себе купить новый наряд через месяц. Усердно работайте в течение дня, но по приходу домой посмотрите любимый фильм. Концентрируйтесь не на выполнении задачи, а на будущем результате.
Фантазируйте
Представьте, какой может стать ваша жизнь, если вы станете хоть немного организованнее. Обратите внимание на все нюансы и мелочи, которые хотелось бы исправить. На что бы вы потратили сэкономленное время? Мы уверены, новая картинка жизни вам очень понравится. Разве это не вдохновляет на перемены?
Откажитесь от «пожирателей» времени
Социальные сети, компьютерные игры, развлекательные ресурсы, длинные телефонные разговоры и т.п., занимают кучу времени, но при этом не приносят особой пользы. Откажитесь от них. Не получается? Установите специальные приложения, которые будут блокировать все ваши любимые развлечения. Например, Rescue Time .
Неорганизованные люди практически никогда не добиваются успеха. Они тратят много времени на дела, не приносящие пользу. Они постоянно опаздывают, часто забывают о важных задачах. Они живут в постоянном хаосе. Конечно, в один миг вы не станете организованным. Это нелегкий и долгий труд. Но он принесет в вашу жизнь успех, упорядоченность и возможность уделять время самим себе. Попробуйте на практике хоть несколько предложенных нами идей, а результатами делитесь в комментариях.