Информационная система представляет собой среду , составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технологические и программные средства. А информационная технология есть совокупность операций и действий над данными. Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий. В результате информационная технология является более емким понятием, чем информационная система. Реализация функций информационной системы невозможна без знаний ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.
Информационная система (ИС) представляет собой совокупность информационных, технических, программных, математических, организационных, правовых, эргономических, лингвистических, технологических и других средств, а также персонала, предназначенных для сбора, обработки, хранения и выдачи информации и принятия управленческих решений. Функционирование ИС во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира.
Набор этих функций определяет процессы в информационной системе:
Ввод информации из внешних и внутренних источников;
Обработка входящей информации;
Хранение информации для последующего ее использования;
Вывод информации в удобном для пользователя виде;
Обратная связь, то есть использование переработанной информации для сопоставления с исходной, с целью корректировки входящей информации.
Если ранее информационные системы воспринимались как средство автоматизации вспомогательной деятельности предприятия, то теперь информационные системы стали средством получения конкурентного преимущества.
Структура каждой информационной системы состоит из функциональных и обеспечивающих подсистем (рис. 1.9).
Функциональные подсистемы ИС информационно обслуживают определенные виды деятельности предприятия, характерные для структурных подразделений предприятия и функций управления. Функциональная подсистема представляет собой комплекс экономических задач с высокой степенью информационных обменов (связей) между ними. При этом под задачей будем понимать некоторый процесс обработки информации с четко определенным множеством входной и выходной информации (например, начисление заработной платы, учет заказов, оформление брони и т.д.). Состав функциональных подсистем во многом определяется особенностями экономической системы, ее отраслевой принадлежностью, формой собственности, размером, характером деятельности предприятия.
Функциональная подсистема - это подсистема, реализующая одну или несколько взаимосвязанных функций. Назначение подсистемы, ее основные задачи, цели и функции определяются видами деятельности производственных и хозяйственных объектов: производственная, кадровая, финансовая, маркетинговая. Указанные направления деятельности и определяют типовой набор функциональных подсистем ИС.
Обеспечивающая подсистема - это среда, в которой используются средства для преобразования информации независимо от сферы применения. Интеграция функциональных подсистем в единую систему достигается за счет создания и функционирования обеспечивающих подсистем, таких как программная, техническая, организационная, правовая, информационная, эргономическая, лингвистическая и математическая подсистемы.
1. Подсистема «Программное обеспечение» - это совокупность программ, реализующих функции ИС; инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения; а также персонал, занимающийся разработкой и сопровождением программ на весь период жизненного цикла ИС.
Программное обеспечение делится на два комплекса : общесистемное (операционные системы, операционные оболочки, компиляторы, интерпретаторы, программные среды для разработки прикладных программ, СУБД, сетевые программы, антивирусные программы, тестовые и диагностические программы) и прикладное программное обеспечение (совокупность прикладных программ, разработанных для конкретных задач в рамках функциональных подсистем, и контрольные примеры).
2. Подсистема «Техническое обеспечение» - это комплекс технических средств, предназначенных для обработки данных в ИС; методические и руководящие материалы, техническая документация; обслуживающий эти технические средства персонал. В состав комплекса входят компьютеры, средства сбора и регистрации информации, средства передачи данных по каналам связи, средства накопления и хранения данных и выдачи результатной информации, вспомогательное оборудование и организационная техника (рис. 1.10).
Средства вычислительной техники предназначены в основном для реализации комплексных технологий обработки и хранения информации и являются базой интеграции всех современных технических средств обеспечения управления информационными ресурсами:
Персональные компьютеры, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного работника;
Корпоративные компьютеры (main frame), обеспечивающиесовместную деятельность многих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы информационной деятельности при использовании одних и тех же информационно-вычислительных ресурсов;
- суперкомпьютеры - это вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов (военная, космическая области деятельности, фундаментальные научные исследования, глобальный прогноз погоды).
Средства коммуникационной техники обеспечивают одну из основных функций управленческой деятельности - передачу информации в рамках системы управления и обмен данными с внешней средой, предполагают использование разнообразных методов и технологий.
К средствам коммуникационной техники относятся:
Средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;
Средства и системы телеграфной связи;
Средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи;
Средства и системы кабельной и радиосвязи, включая оптико-волоконную и спутниковую связи (вычислительные сети).
Средства оргтехники предназначены для автоматизации и механизации управленческой деятельности. Реализуются технологии хранения, представления и использования информации, а также для выполнения различных вспомогательных операций в рамках тех или иных технологий информационной поддержки управленческой деятельности.
Всю совокупность оргтехники можно представить в виде следующих групп:
Носители информации;
Средства изготовления текстовых и табличных документов;
Средства репрографии и оперативной полиграфии;
Средства обработки документов;
Средства хранения, поиска и транспортировки документов;
Банковская оргтехника;
Малая оргтехника;
Офисная мебель и оборудование;
Прочая оргтехника.
3. Подсистема «Организационное обеспечение» является одной из важнейших подсистем ИС, от которой зависит успешная реализация целей и функций системы. В составе организационного обеспечения можно выделить четыре группы компонентов.
Первая группа включает важнейшие методические материалы, регламентирующие процесс создания и функционирования системы:
Общеотраслевые руководящие методические материалы по созданию ИС;
Типовые проектные решения;
Методические материалы по организации и проведению предпроектного обследования на предприятии;
Методические материалы по вопросам создания и внедрения проектной документации.
Вторым компонентом в структуре организационного обеспечения ИС является совокупность средств, необходимых для эффективного проектирования и функционирования ИС (типовые пакеты прикладных программ, типовые структуры управления предприятием, унифицированные системы документов, общесистемные и отраслевые классификаторы и т.п.).
Третьим компонентом подсистемы организационного обеспечения является техническая документация, получаемая в процессе обследования, проектирования и внедрения системы: технико-экономическое обоснование, техническое задание, технический и рабочий проекты и документы, оформляющие поэтапную сдачу системы в эксплуатацию.
Четвертым компонентом подсистемы организационного обеспечения является персонал, где представлена организационно-штатная структура проекта, определяющая, в частности, состав главных конструкторов системы и специалистов по функциональным подсистемам управления.
4. Подсистема «Правовое обеспечение» предназначена для регламентации процесса создания и эксплуатации ИС, которая включает совокупность юридических документов с констатацией регламентных отношений по формированию, хранению, обработке промежуточной и результатной информации системы.
К правовым документам, действующим на этапе создания системы, относятся: договор между разработчиком и заказчиком; документы, регламентирующие отношения между участниками процесса создания системы.
К правовым документам, создаваемым на этапе внедрения, относятся: характеристика статуса создаваемой системы; правовые полномочия подразделений ИС; правовые полномочия отдельных видов процессов обработки информации; правовые отношения пользователей в применении технических средств.
5. Подсистема «Информационное обеспечение» представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в ИС (информационные потоки). Она включает в себя совокупность показателей, справочных данных, классификаторов и кодификаторов информации, унифицированные системы документации, специально организованные для обслуживания, массивы информации на соответствующих носителях.
В состав подсистемы включаются два комплекса. Это компоненты внемашинного информационного обеспечения (классификаторы технико-экономической информации, кодификаторов информации, справочные данные, унифицированные системы документации) и компоненты внутримашинного информационного обеспечения (макеты/экранные формы для ввода/вывода информации, структура информационной базы). В нее также входит персонал, обеспечивающий надежность хранения, своевременность и качество технологии обработки информации.
Центральным компонентом информационного обеспечения является база данных, через которую осуществляется обмен данными различных задач. База данных обеспечивает интегрированное использование различных информационных объектов в функциональных подсистемах.
6. Подсистема «Эргономическое обеспечение» - это совокупность методов и средств, используемых на различных этапах разработки и функционирования ИС, предназначенная для создания оптимальных условий высокоэффективной деятельности человека (персонала) в ИС, для ее быстрого освоения. Она содержит комплекс различной документации, регламентирующей эргономические требования к рабочим местам, информационным моделям, условиям деятельности персонала, а также способы реализации этих требований и осуществление эргономической экспертизы уровня их реализации.
7. Подсистема «Лингвистическое обеспечение» включает совокупность научно-технических терминов, применяемых в процессе разработки и функционирования ИС, и других языковых средств, используемых в информационных системах. Языковые средства делятся на две группы: традиционные языки (естественные, математические, алгоритмические языки, языки моделирования) и языки, предназначенные для диалога с компьютером (информационно-поисковые языки, языки СУБД, языки операционных сред, входные языки пакетов прикладных программ).
8. Подсистема «Математическое обеспечение» представляет собой совокупность математических моделей и алгоритмов для решения задач и обработки информации с применением вычислительной техники. В нее входит также комплекс средств и методов, используемых для решения экономических задач и в процессе проектирования информационных систем; техническая документация (описание задач, заданий по алгоритмизации экономико-математической модели, задач и конкретных примеров их решения); персонал (специалисты по вычислительным методам, проектировщики ИС, постановщики задач управления и т.д.).
Все обеспечивающие подсистемы связаны между собой и с функциональными подсистемами. Подсистема «Организационное обеспечение» определяет порядок разработки и внедрения ИС, организационную структуру ИС и состав работников, правовые инструкции для которых содержатся в подсистеме правовое обеспечение.
Функциональные подсистемы определяют составы задач и постановки задач, математические модели и алгоритмы, решения которых разрабатываются в составе подсистемы «Математическое обеспечение» и которые, в свою очередь, служат базой для разработки прикладных программ, входящих в состав подсистемы «Программное обеспечение».
Функциональные подсистемы, компоненты математического и программного обеспечения определяют принципы организации и состав классификаторов документов, состав информационной базы.
Разработка структуры и состава информационной базы позволяет интегрировать все задачи функциональных подсистем в единую информационную систему, функционирующую по принципам, сформулированным в документах организационного и правового обеспечения.
Объемные данные потоков информации вместе с расчетными данными относительно степени сложности разрабатываемых алгоритмов и программ позволяют выбрать компоненты технического обеспечения. Выбранный комплекс технических средств дает возможность определить тип операционной системы, а разработанноепрограммное, информационное обеспечение позволяет организовать технологию обработки информации для решения задач, входящих в соответствующие функциональные подсистемы
В соответствии с характером обработки информации в ИС на различных уровнях управления экономической системой (оперативном, тактическом и стратегическом) классифицируются соответственно следующие типы информационных систем: система обработки данных, информационная система управления и система поддержки принятия решений.
Идеальной считается ИС, которая включает все три типа перечисленных информационных систем.
На рис. 1.11 представлена классификации информационных систем по профессиональному признаку с учетом уровней управления и квалификации специалистов на базе линейки информационных систем для гостинично-ресторанного бизнеса, представленной фирмой Libra (www.libra-russia.ru).
Основание пирамиды составляют информационные системы, с помощью которых сотрудники-исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена - оперативным управлением. Система управления гостиницей Epitome PMS интегрирована с системой управления рестораном Squirre-lOne, системами автоматизации процесса производства, складского учета и контроля на предприятиях питания ProStore, Libra F&B и бухгалтерскими системами. Система Premier SPA используется для управления как отдельными SPA-центрами, так и в составе гостиниц и курортов.
В верхней части пирамиды на уровне стратегического управления информационные системы изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими деятельность менеджеров высшего звена. Система бизнес-аналитики Mozaik Business Intelligence (BI) используется менеджерами для осуществления многомерного анализа и стратегического планирования бизнеса в рамках всего предприятия. Дополнительный модуль Libra Control Panel позволяет руководству гостиницы сравнивать плановые показатели работы гостиницы с фактическими результатами, позволяя контролировать выполнение бюджета и получать наглядную информацию о деятельности гостиниц в реальном времени.
На тактическом уровне управления (в средней части пирамиды) менеджеры среднего звена с помощью системы корпоративного управления Core могут управлять сетью гостиниц, обеспечивая их прямую интеграцию с локальными и международными каналами продаж. Система Karyon представляет для них новый сервис провайдинга, предназначенный для продвижения отеля по множеству международных каналов продаж. А с помощью доступной по подписке системы Libra OnDemand CRM менеджеры осуществляют управление продажами, мероприятиями и взаимоотношениями с клиентами.
Как следует из рис. 1.11 , чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистами с помощью информационных систем. Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности информационной системы, ее роль в принятии решений специалистами.
Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения. В зависимости от охвата функций и уровней управления различают корпоративные (интегрированные) и локальные ИС.
Корпоративная (интегрированная) ИС автоматизирует все функции управления на всех уровнях управления, является многопользовательской системой и функционирует в распределенной вычислительной сети. В качестве примера можно привести ИС «Эдельвейс» компании Reksoft (www.rea.ru/hotel/it/, Саак А.Э.), которая обеспечивает полную автоматизацию гостиниц (рис. 1.12). Система реализована по архитектуре «клиент-сервер», на центральном сервере системы хранится вся информация, когда-либо занесенная в систему. По периметру располагаются рабочие станции, которые являются клиентскими местами пользователей. На рис. 1.12 они сопоставлены конкретным отделам, а количество рабочих мест в каждом отделе устанавливается по необходимости.
Стрелками показаны основные информационные потоки, протекающие между рабочими станциями и сервером. Конкретное распределение функций между отделами, названия и количество структурных подразделений могут меняться от гостиницы к гостинице. При этом может меняться и количество необходимых рабочих станций, и список выполняемых ими функций.
Локальная ИС автоматизирует отдельные функции управления на отдельных уровнях управления, может быть однопользовательской, функционирующей в отдельных подразделениях системы управления.
1. Государственные информационные системы создаются в целях реализации полномочий государственных органов и обеспечения обмена информацией между этими органами, а также в иных установленных федеральными законами целях.
2. Государственные информационные системы создаются, модернизируются и эксплуатируются с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд либо законодательством Российской Федерации о государственно-частном партнерстве, о муниципально-частном партнерстве, законодательством о концессионных соглашениях, а в случаях, если эксплуатация государственных информационных систем осуществляется без привлечения средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, в соответствии с иными федеральными законами.
3. Государственные информационные системы создаются и эксплуатируются на основе статистической и иной документированной информации, предоставляемой гражданами (физическими лицами), организациями, государственными органами, органами местного самоуправления.
4. Перечни видов информации, предоставляемой в обязательном порядке, устанавливаются федеральными законами, условия ее предоставления - Правительством Российской Федерации или соответствующими государственными органами, если иное не предусмотрено федеральными законами. В случае, если при создании или эксплуатации государственных информационных систем предполагается осуществление или осуществляется обработка общедоступной информации, предусмотренной перечнями , утверждаемыми в соответствии со статьей 14 Федерального закона от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", государственные информационные системы должны обеспечивать размещение такой информации в сети "Интернет" в форме открытых данных.
(см. текст в предыдущей редакции)
4.1. Правительство Российской Федерации определяет случаи, при которых доступ с использованием сети "Интернет" к информации, содержащейся в государственных информационных системах, предоставляется исключительно пользователям информации, прошедшим авторизацию в единой системе идентификации и аутентификации, а также порядок использования единой системы идентификации и аутентификации.
5. Если иное не установлено решением о создании государственной информационной системы, функции ее оператора осуществляются заказчиком, заключившим государственный контракт на создание такой информационной системы. При этом ввод государственной информационной системы в эксплуатацию осуществляется в порядке, установленном указанным заказчиком.
5.1. В случае создания или модернизации государственной информационной системы на основании концессионного соглашения или соглашения о государственно-частном партнерстве функции оператора данной системы в пределах, в объемах и в сроки, которые предусмотрены соответствующим соглашением, осуществляются концессионером или частным партнером.
6. Правительство Российской Федерации утверждает требования к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем, дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации, включающие в себя перечень, содержание и сроки реализации этапов мероприятий по созданию, развитию, вводу в эксплуатацию, эксплуатации и выводу из эксплуатации государственных информационных систем, дальнейшему хранению содержащейся в их базах данных информации.
(см. текст в предыдущей редакции)
7. Не допускается эксплуатация государственной информационной системы без надлежащего оформления прав на использование ее компонентов, являющихся объектами интеллектуальной собственности.
8. Технические средства, предназначенные для обработки информации, содержащейся в государственных информационных системах, в том числе программно-технические средства и средства защиты информации, должны соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации о техническом регулировании.
9. Информация, содержащаяся в государственных информационных системах, а также иные имеющиеся в распоряжении государственных органов сведения и документы являются государственными информационными ресурсами. Информация, содержащаяся в государственных информационных системах, является официальной. Государственные органы, определенные в соответствии с нормативным правовым актом, регламентирующим функционирование государственной информационной системы, обязаны обеспечить достоверность и актуальность информации, содержащейся в данной информационной системе, доступ к указанной информации в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством, а также защиту указанной информации от неправомерных доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий.
(см. текст в предыдущей редакции)
Обычный способ разработки запроса с параметром в Access
– создать параметры и установить их в условиях отбора с квадратными скобками. При запуске запроса последовательно появляются окна ввода, в которые пользователь должен ввести нужные значения. При этом нельзя вернуться к предыдущему окну и исправить ошибочно введенные данные. Пользователь должен вводить значения вручную, без выбора из списка, что тоже повышает вероятность ошибки.
Рассмотрим еще способ, при котором данные будут подставляться из формы.
Для примера возьмем . Создадим запрос, который будет отбирать абитуриентов по специальности и учебному заведению. Запускаться запрос будет из формы. На вкладке «Создание» в разделе «Формы» выберем пункт «Пустая форма».
Добавим на форму 2 поля со списком и две кнопки.
Поле со списком
На первом шаге выбираем способ получения значений:
То есть объект будет получать данные из другой таблицы или запроса.
Затем выбираем источник данных (таблицу специальностей):
Затем выберем нужные поля для помещения в поле:
Следующий шаг – сортировка. Установим по названию, но можно и по шифру.
Затем скрываем ключевой столбец
Указываем подпись к этому элементу. Затем переименовываем его, например, ПолеСпециальность.
Точно так же создаем поле со списком учебных заведений, но включаем в него два поля – учебное заведение и город:
Переименуем в ПолеУчебноеЗаведение.
Сохраним форму.
Затем создаем запрос. В конструкторе добавляем в него таблицы абитуриентов, учебных заведений, специальностей и следующие поля:
Коды можно не выводить на экран.
Поставим параметры в условие отбора. Для этого нажимаем правую кнопку мыши на ячейку «Условие отбора» в нужном поле и выбираем пункт контекстного меню «Построить». Затем выбираем значения как на рисунке:
Нажимаем Ок.
Подставленное значение:
[Формы]![Форма для отбора по специальности и Уз]![ПолеСпециальность]
Затем так же создаем параметр в поле кода учебного заведения, но выбираем другое поле со списком.
Сохраняем запрос («ПарамЗапрос»).
Возвращаемся в форму и добавляем кнопку «Выполнить запрос».
На первом шаге Мастера запросов выбираем действие: категория «Разное», действие «Выполнить запрос». Затем из списка запросов выбираем наш «ПарамЗапрос». Затем выбираем подпись или картинку для кнопки. Сохраняем кнопку.
Добавляем вторую кнопку – для выхода. С помощью мастера указываем категорию – «Работа с формой», действие «Закрыть форму».
Сохраняем форму.
После запуска формы выбираем нужные поля и запускаем запрос:
Чтобы настроить в запросе к базе данных рабочего стола Access ввод условий при его выполнении, создайте запрос с параметрами. Это даст возможность использовать запрос повторно, не открывая его в Конструктор для изменения условий.
Примечание: Эта статья не относится к веб-приложениям Access.
Терминология
Прежде чем перейти к описанной ниже пошаговой процедуре, полезно ознакомиться с несколькими терминами.
на выборку;
перекрестный;
на добавление;
на создание таблицы;
на обновление.
Параметр. Параметр - это часть сведений, предоставляемых запросу при его выполнении. Параметры можно использовать отдельно или в составе длинных выражений для формирования условия запроса. Параметры можно добавить в запрос любого из следующих типов:
Условия. Условия - это "фильтры", добавляемые в запрос для указания элементов, которые он должен возвратить.
Дополнительные сведения об указанных выше типах запросов см. в статье Знакомство с запросами .
Создание запроса с параметрами
Создание параметра аналогично добавлению обычного условия в запрос:
При запуске запроса текст отображается без квадратных скобок.
Введите нужное значение и нажмите кнопку ОК .
В условии можно использовать несколько параметров. Например, выражение Between [Введите дату начала:] And [Введите дату окончания:] при выполнении запроса создаст два поля.
Указание типов данных для параметра
Можно настроить параметр так, чтобы он принимал только определенный тип данных. Это особенно важно для числовых и денежных данных, а также данных даты и времени, так как в таком случае пользователи получат более содержательное сообщение об ошибке при вводе неправильного типа данных, например при вводе текста вместо денежного значения.
Примечание: Если параметр настроен на прием текстовых данных, любое введенное значение будет распознаваться как текст, а сообщение об ошибке не будет выводиться.
Чтобы задать тип данных для параметра в запросе, выполните указанные ниже действия.
Когда запрос открыт в конструкторе, на вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Параметры .
В диалоговом окне Параметры запроса в столбце Параметр введите текст запроса на ввод каждого из параметров, для которых требуется указать тип данных. Проверьте, соответствуют ли параметры запросам на ввод, указанным в строке Условия в бланке запроса.
В столбце Тип данных выберите тип данных для каждого параметра.
Добавление параметра в запрос на объединение
Так как запрос на объединение нельзя просмотреть в бланке запроса, действия с ним будут немного отличаться.
Дополнительные сведения о запросах на объединение см. в статье Использование запроса на объединение для просмотра объединенных результатов нескольких запросов .
Объединение параметров с помощью подстановочных знаков для большей гибкости
Как и в случае обычных условий, вы можете объединить параметры с помощью ключевого слова Like и подстановочных знаков для поиска соответствий в более широком диапазоне элементов. Предположим, что нужно запросить страну или регион и при этом сопоставить их со значениями, которые содержат строку параметра. Для этого выполните указанные ниже действия.
При выполнении запроса с параметрами в диалоговом окне выводится сообщение с квадратными скобками, без ключевого слова Like и подстановочных знаков
:
После ввода параметра запрос возвратит значения, содержащие строку параметра. Например, строка параметра us возвратит элементы, в которых поле параметра имеет значение "Австралия" или "Австрия".
Дополнительные сведения о подстановочных знаках см. в статье Использование подстановочных знаков в качестве условий .
Возврат элементов, не соответствующих параметру
Вместо возврата элементов, соответствующих параметру, можно создать запрос, возвращающий элементы, которые ему не соответствуют. Например, может потребоваться запросить год и возвратить элементы со значением года, большим чем указанное. Для этого введите оператор сравнения слева от запроса параметра в квадратных скобках, например >[Введите год:] .
Видео: использование параметров в запросах
Использовать в запросе параметр не сложнее, чем создать запрос на основе условий. Запрос можно настроить таким образом, чтобы предлагалось ввести определенное значение, такое как артикул товара, или несколько значений, например две даты. Для каждого параметра запрос выводит отдельное диалоговое окно, в котором предлагается ввести значение.
Как правило, запросы с параметром создаются в тех случаях, когда предполагается выполнять этот запрос многократно, изменяя лишь условия отбора. В отличие от запроса на выборку, где для каждого условия отбора создается свой запрос и все эти запросы хранятся в БД, параметрический запрос позволяет создать и хранить один единственный запрос и вводить условие отбора (значение параметра) при запуске этого запроса, каждый раз получая новый результат. В качестве параметра может быть любой текст, смысл которого определяет значение данных, которые будут выведены в запросе. Значение параметра задается в специальном диалоговом окне. В случае, когда значение выводимых данных должно быть больше или меньше указываемого значения параметра, в поле «Условие отбора» бланка запроса перед параметром, заключенным в квадратные скобки ставится соответствующий знак. Можно также создавать запрос с несколькими параметрами, которые связываются друг с другом логическими операциями И и ИЛИ. В момент запуска запроса на выполнение MS Access отобразит на экране диалоговое окно для каждого из параметров. Помимо определения параметра в бланке запроса, необходимо указать с помощью команды Запрос– Параметры соответствующий ему тип данных:
1. Откройте в режиме Конструктора окно запроса и добавьте в него таблицу. Создайте запрос, «перетащив» необходимые поля в бланк запроса и задав условие выбора.
2. В качестве условия введите параметр, заключенный в квадратные скобки (например, [Введите название] или >[Выше какого роста?]).
3. Выберите команду Запрос > Параметры.
4. В появившемся окне Параметры запроса введите без квадратных скобок параметр (для точности ввода воспользуйтесь «быстрыми» клавишами копирования и вставки из буфера обмена) и укажите соответствующий ему тип данных. Нажмите ОК.
5. Нажмите кнопку Запуск панели инструментов.
6. В появившемся окне укажите значение параметра.
7. Результат запроса будет содержать только те записи, которые удовлетворяют заданному значению параметра.
Вычисляемые поля в запросах
Запрос можно использовать для выполнения расчетов и подведения итогов из исходных таблиц. Для создания вычисляемых полей используются математические и строковые операторы. При этом Access проверяет синтаксис выражения и автоматически вставляет следующие символы:
Квадратные скобки ([...]), в них заключаются имена элементов управления;
Знаки номеров (ft), в них заключаются распознанные даты;
Кавычки (""), в них заключается текст, не содержащий пробелов или знаков пунктуации.
Поле, содержимое которого, является результатом расчета по содержимому других полей, называетсявычисляемым полем. Вычисляемое поле существует только в результирующей таблице. Общий формат вычисляемого поля выглядит так: Имя вычисляемого поля: Выражение для создания вычисляемого поля.
Например: Прибыль: [Доход]-[Расход].
Создание вычисляемого поля осуществляется путем простого ввода выражения для вычисления в ячейку «Поле» пустого столбца бланка запроса. После выполнения запроса вычисляемое поле, основанное на этом выражении, выводит на экран результат вычислений, а не само выражение.
1. В строку «Поле» пустого столбца бланка запроса введите выражение, начинающееся со знака «=» и состоящее из имен полей, записанных в квадратные скобки и какой-либо арифметической или другой операции.
2. После выполнения запроса в результирующей таблице появится новое поле с названием «Выражение!», используемым в качестве имени вычисления выражения.
3. В режиме конструктора запроса измените имя «Выражение!» на более значимое.
Для того, чтобы ввести сложные вычисления, используйте окно Построитель выражений, которое вызывается нажатием кнопки Построить панели инструментов, либо соответствующей командой контекстного меню. Построитель выражений облегчает создание выражений, позволяя выбирать его составляющие элементы (арифметические операции, встроенные функции, названия полей имеющихся в БД таблиц и запросов и т.п.) при помощи кнопок и списков.
Итоговые запросы
Запросы позволяют производить итоговые вычисления. Для этих целей в Access 97 предусмотреныстатистические функции SQL (рис. IV.6). Статистическую функцию задают в строке Групповая операция бланка запросов, которая появляется при выполнении команды Вид > Групповые операции.
| Функция SQL | Действие |
| Sum | Суммирование значений определенного поля |
| Avg | Вычисление среднего значения данных определенного поля |
| Min | Вычисление минимального значения поля |
| Max | Вычисление максимального значения поля |
| Count | Вычисление количества записей, отобранных запросом по условию |
| First | Определяется первое значение в указанном поле записей, отобранных запросом |
| Last | Определяется последнее значение в указанном поле записей, отобранных запросом |
| StDev | Вычисляется стандартное отклонение значений данного поля, для всех записей, отобранных запросом |
| Var | Вычисляется вариация значений данного поля для всех записей, отобранных запросом |
Рис. 6 Функции SQL
Для выполнения итогового запроса:
1. Находясь в режиме Конструктора запроса, выберите команду Видä Групповая операция или нажмите кнопку Групповая операция панели инструментов. В результате чего в бланке запроса появится строка «Групповая операция».
2. Для соответствующего поля выберите нужную функцию из списка «Группировка».
Перекрестный запрос
Перекрестный запрос применяется в том случае, если необходимо объединить данные в формате строк-столбцов. В качестве заголовков для столбцов при проектировании таких запросов можно указать значения некоторых полей или выражений:
1. В режиме Конструктора сформируйте запрос, добавив таблицу, которая должна лежать в его основе.
2. Выберите команду Запрос – Перекрестный. Строка запроса «Вывод на экран» в бланке запроса изменится на новую строку «Перекрестная таблица» и перед ней появится строка «Групповая операция».
3. В строке «Поле» укажите поле, значения которого в новой таблице должны появиться в виде строк; поле, значения которого в новой таблице должны появиться в виде столбцов, и поле, содержимое которого в перекрестной таблице необходимо индицировать в качестве значения. Полей, которые будут использованы в качестве заголовков может быть несколько.
4. Щелкните мышью в строке «Перекрестная таблица» и выберите соответствующие значениям данных полей опции из разворачивающегося списка.
5. Для поля, содержимое которого индицируется в качестве значений, в строке «Групповая операция» введите необходимую функцию, например, автосуммирования (Sum), определения среднего значения (Avg) или количества (Count). На основе данных перекрестного запроса можно строить диаграммы, представленные в виде формы (см. п. IV. 14.1. Создание формы).